Organizar una recaudación de fondos es una excelente manera de involucrarse con una causa que es importante para usted y construir relaciones dentro de su comunidad u organización. Sin embargo, planificar y ejecutar un evento rentable requiere mucho más que buenas intenciones. Si desea armar un evento de recaudación de fondos de Cash Bar, primero debe asegurarse de contar con los recursos, el personal y el tiempo necesarios para que su aventura sea un éxito.
Planificación
Primero, observe su organización o grupo y determine si tiene suficientes recursos para llevar a cabo una recaudación de fondos. Necesita personas que tengan el interés, el tiempo, el talento y las conexiones necesarias para el trabajo, y también necesita suficiente capital inicial para armarlo todo.
A continuación, debe considerar qué tipo de evento va a celebrar y dónde. Una recaudación de fondos de la barra de efectivo puede ser cualquier cosa, desde una reunión informal en la casa de un miembro donde se realiza una presentación y se pide a los participantes que paguen sus bebidas como donación a la causa; a una aventura formal celebrada en un club de campo o salón de banquetes.
Piense en la audiencia a la que desea llegar: las personas que estarían interesadas en recaudar fondos para un refugio de animales local pueden ser muy diferentes de las que desean apoyar el teatro de ópera. Establezca el tipo y el costo de su evento en función de la demografía de su mercado objetivo: ¿son generalmente jóvenes o viejos? ¿Estarían fácilmente disponibles? ¿Cuánto ingreso disponible tienen? ¿Tienen fuertes lazos con la causa? ¿Hay algún tipo particular de evento al que este público asiste regularmente? Conocer las respuestas a estas preguntas y desarrollar su función en torno a ellas aumentará sus posibilidades de realizar una lucrativa recaudación de fondos.
Una vez que determina el tipo de aventura que va a tener, la siguiente pregunta más importante es: ¿cuándo? Deberá darse el tiempo suficiente para prepararse y también deberá considerar posibles eventos competitivos. Además, debe asegurarse de que su recaudación de fondos sea apropiada según la temporada; por ejemplo, tener una recaudación de fondos en efectivo en su campo de golf local en febrero, probablemente no sea una buena idea a menos que viva en un clima que permita el golf durante todo el año.
Preparación
Después de tener su plan inicial juntos, su próxima gran pregunta será dónde va a realizar su recaudación de fondos. La mejor opción sería un lugar que alguien esté dispuesto a donar a su causa, pero, si no puede encontrar ese lugar, elija un sitio que le brinde la mayor cantidad de servicios para su presupuesto. No tenga miedo de darse una vuelta y siempre pregunte si los propietarios o gerentes estarían dispuestos a agregar "extras", como cheques de abrigo, servicio de valet o aperitivos calientes, como donación. Tenga en cuenta que si elige realizar su evento en un lugar que aún no tiene una licencia para vender alcohol, es probable que necesite una licencia especial del municipio donde se llevará a cabo su evento.
Una vez establecida su ubicación, puede comenzar a anunciar y publicitar su evento. Aproveche siempre las formas gratuitas y de bajo costo para comercializar su recaudación de fondos: los comunicados de prensa, los avisos en los boletines de la Iglesia y los tableros de mensajes de la comunidad, y los volantes entregados por voluntarios, son todas formas de publicidad que no estirarán su presupuesto.
A continuación, debe reunir su suministro de bebidas. El tipo de evento que realice determinará el tipo de bebidas que necesita y con quién debe comunicarse. Si, por ejemplo, está teniendo un evento de “Grandes cervezas del noreste”, querrá contactar no solo a los principales distribuidores de cerveza en su área para solicitar donaciones, sino también a todas las microcervecerías que pueda encontrar. Si, por otro lado, tiene una velada de “corbata negra y martinis”, deberá comunicarse con los fabricantes de los diversos alcoholes de “estante superior” y con todas las tiendas de licores locales. No olvide ponerse en contacto también con tiendas y distribuidores para bebidas no alcohólicas para los asistentes, pero elija no beber.
Además de lo que servirá, necesitará a alguien que lo sirva. Esto puede ser tan atractivo como las bebidas en sí si hace un esfuerzo por encontrar camareros que sean entretenidos, famosos o conocidos en su comunidad. Las personas generalmente pagarán más para ser atendidas por el alcalde, una estrella del deporte del área o alguien que hace malabarismos con botellas de licor mientras vierten. No pase por alto a los propietarios de bares / pubs locales que pueden tener contactos que pueden ayudarlo a abastecer su barra de efectivo o conocer a personas que serían excelentes camareros "famosos".
La seguridad
Uno de los aspectos más importantes de un gratificante evento de recaudación de fondos en efectivo es su responsabilidad con sus invitados. No puede asumir que sus asistentes conocen sus límites y no beberán en exceso. Tener conductores designados o organizar el transporte después del evento evitará problemas e incluso podría evitar una tragedia. Como beneficio adicional, no tener que preocuparse por cómo llegarán a casa puede atraer a las personas a participar y ayudarlas a relajarse y disfrutar una vez que estén allí.
